Il tempo vola!
Quante volte sentiamo questa affermazione? Una gestione ottimale del tempo permette di sviluppare una metodologia di lavoro efficiente e favorire il coordinamento di più progetti in parallelo. A questo proposito possono essere d’aiuto strumenti all’avanguardia che semplificano attività per molti ritenute complesse.
Per migliorare la gestione del tempo è importante focalizzarsi sull’organizzazione, la programmazione e le priorità. Questo processo nasce dal bisogno di risolvere una situazione che crea disagio e stress, permettendo di impiegare il proprio tempo con una metodologia efficacie.
I pilastri del Time Management sono:
- La legge di Pareto evidenzia che l’80% del risultato è generato dal 20% di ciò che si fa.
- La legge di Laborit parla della fatica mentale e dimostra che le ore della giornata non sono uguali per tutti.
- La legge di Illich: il tempo che dedichi ad un task non è necessariamente proporzionale a ciò che produci.
- La legge di Parkinson afferma che il lavoro tende a dilatarsi in base al tempo a disposizione.
ANALISI
Il primo passo è verificare quotidianamente, in un arco temporale di due settimane, come viene impiegato il tempo lavorativo e quali sono le principali anomalie riscontrate. Una linea guida può essere la tabella di seguito riportata:
VISIONE
“Fai progetti per il futuro perché è lì che passerai il resto della tua vita ”
M.Twain
Secondo passo, lavorare sulla qualità del proprio operato:
Come posso svolgere meglio questo lavoro?
Come posso migliorare i rapporti con i miei colleghi?
Come posso migliorare la mia performance?
DEFINISCI AREE CHIAVE
Terzo passo, per muovere al meglio i primi passi verso la “vision” individuata, vanno stabilite le aree chiave e prioritarie della propria attività.
Come?
Analizzando la “Job description”, si può definire con chiarezza quali siano le priorità nell’impiego del tempo, con lo scopo di ottenere l’80% del risultato (Legge di Pareto)
PROGETTA IL TUO PIANO D’AZIONE
Quarto passo, stabilire le aree chiave dell’attività:
– OBIETTIVO (Cosa) Un obiettivo per essere definito tale deve essere S.M.A.R.T. (Specifico – Misurabile – Ambizioso – Realizzabile – Tempo dedicato)
– STRATEGIA (Come)
– PIANO DI AZIONE (Chi fa cosa e quando)
– SEMPLIFICARE (Scomporre l’obiettivo in Fasi temporali definite)
– NON RINVIARE
UNISCI IL PIANO D’AZIONE ALL’AGENDA
Definita la strategia di gestione del tempo è importante creare un’agenda che scandisca le attività giornaliere in modo da averne il pieno controllo.
Come creare l’agenda perfetta?
- Creare task di breve durata
- Definire la giornata tipo
- Creare una routine che valorizzi il tempo
Possiamo dividere la giornata lavorativa in tre macro aree:
- FOCUS (mattina) – qualità meglio della quantità. Raccogliere le attività più importanti che generano l’80% del successo. Organizza le attività creative e di brainstorming durante la mattinata, mentre riunioni e/o task ripetitivi nel pomeriggio.
- BUFFER (pomeriggio) – raccogliere i task ripetitivi come: email, telefonate e riunioni, trattandosi di attività che non richiedono grande concentrazione.
- RELAX – dedicare del tempo alle attività personali di svago e relax
ORGANIZZAZIONE DEL TEMPO
La MATRICE di EISENHOWER o QUADRANTE DI PRODUTTIVITÀ è una tabella che permette di definire cosa è importante e cosa urgente. All’interno di ogni quadrante vanno inseriti le attività da svolgere:
LETTURA DELLA MATRICE
- Se le attività ricadono nei quadranti IMPORTANTE ed URGENTE: le task possono essere inserite nell’area FOCUS e hanno la priorità su tutti gli altri.
- Se le attività ricadono nei quadranti IMPORTANTE ma NON URGENTE: occorre pianificare le attività rivalutando la formula S.M.A.R.T.
Queste attività sono fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Più tempo viene investito nell’area della pianificazione, migliore sarà la qualità del tempo riducendo di conseguenza le difficoltà quotidiane.
- Se le Attività ricadono nei quadranti URGENTE ma NON IMPORTANTE: sono attività che possono essere delegate.
- Se le Attività ricadono nei quadranti NON URGENTE e NON RILEVANTE: le seguenti attività non sono rilevanti e di conseguenza possono non essere pianificate
Per sfruttare tutte le potenzialità della matrice occorre:
- Realizzare l’elenco delle cose da fare
- Ordinare le cose per importanza
- Definire l’urgenza
- Agire dedicandosi ad esse come prima cosa.
Ora che si posseggono gli strumenti utili per gestire al meglio il tempo, è il momento di agire. E’ importante concentrarsi sulla qualità del tempo e lavorare sui task importanti e non urgenti. Così facendo verrà favorito il raggiungimento degli obiettivi dell’azienda, in meno tempo ed evitando lo stress!
Andrea Bocci
Project Manager – Business Unit HEDERAlab
Fonti:
– “Time Management” C. Sansavini e A. Sansavini
– Corso Gestione del tempo – Federico Filon – HEDERAlab Division Manager
– “Gestione del tempo” Brian Tracy