Sono più di 300.000 persone – secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano – coloro che a fine 2017 lavorano in Italia con questa modalità. In crescita rispetto agli anni passati (+14% rispetto al 2016 e +60% rispetto al 2013), ma con valori assoluti ancora bassi. In ogni caso, visti anche gli importanti progetti messi in campo soprattutto dalle grandi aziende, lo Smart Working – inteso, nella sua accezione più vasta, come nuovo approccio al nostro modo di lavorare e collaborare all’interno di un’organizzazione – è destinato a diventare una modalità di lavoro determinante nel nostro Paese.
I punti chiave del progetto sono le cosiddette 3 B (Behaviours, Bytes, Bricks), che indicano le tre aree d’intervento sulle quali operare:
L’ufficio tradizionale, quindi, non esiste più: non conta dove si sta, ma cosa stiamo facendo. La propria postazione di lavoro, quando esiste (e con il coworking addirittura non esiste più), è ridotta al minimo, in ambienti aperti, con forti contrazioni degli spazi utilizzati.
In compenso nascono nuove tipologie di aree, utilizzate in funzione di ciò che si deve fare volta per volta: come le aree Project, con desk comune dotato di monitor visibile a tutti e di attrezzature tecnologiche per favorire la collaborazione e la condivisione; le aree Meeting, multidimensionali in funzione dei gruppi che le utilizzano; l’area Think out of the box per favorire la creatività; ma anche i Phone Booth per telefonate private, le aree Relax e le aree Social per favorire l’incontro e lo scambio in forma destrutturata, i Chat Sofa, le Quiet Room. Insomma, un cambiamento radicale, non certo una nuova forma di open space.
Di conseguenza è necessario alzare il livello di confort ambientale, dal punto di vista estetico, ergonomico e funzionale. Assoluto protagonista diventa l’arredo, con scrivanie minimali (sulle quali, del resto, deve poggiare solo un notebook), che divengono comunque punto di forza attorno al quale concepire ambienti gradevoli e funzionali, ottimizzando i metri quadri a disposizione. Sono importanti i colori e le forme, per ambientazioni fresche ed accoglienti; altrettanto l’illuminazione, che può essere regolata puntualmente, e la climatizzazione.
Assume fondamentale importanza l’acustica, fin’ora trascurata negli uffici tradizionali. In assenza (totale o quasi) di porte e pareti interne, un progetto acustico deve tener conto di aree in cui va garantita la privacy e la riservatezza della comunicazione, tenendo comunque basso il livello sonoro di fondo nelle altre aree di lavoro o relax, mediante l’utilizzo di materiali fonoassorbenti e di barriere verticali per limitare la propagazione del suono.
Work – life balance
I benefici attesi da questa trasformazione sono rilevanti. Solo per citarne alcuni: l’aumento del 20% della produttività dei lavoratori, il 20%-30% di riduzione dello spazio fisico e dei suoi costi, il 50%-70% del tasso di assenteismo dei lavoratori. Ma non ci sono benefici reali solo per le aziende. Con lo smart working si rimette al centro la persona, con lo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali, ma anche di conciliare il lavoro con la vita privata (work‑life balance).
Silvano Tomoli
HEDERAlab – Corporate Real Estate Developer